Wie können Unternehmen betriebliche Ersthelfer schnell alarmieren?

Ein medizinischer Notfall im Unternehmen kommt meist unerwartet. Eine Person stürzt, klagt über starke Schmerzen oder verliert das Bewusstsein. In diesem Moment muss schnell geklärt werden: Wo ist der Notfall? Wer kann helfen? Wurde bereits der Rettungsdienst verständigt?

Viele Unternehmen verfügen zwar über ausreichend ausgebildete Ersthelferinnen und Ersthelfer. Im Ernstfall fehlt jedoch häufig ein klarer und verlässlicher Weg, um die richtigen Personen schnell zu erreichen.

Eine funktionierende Ersthelfer-Alarmierung verbindet deshalb drei Aufgaben:

• den Notfall möglichst einfach melden,

• verfügbare Ersthelfer gezielt informieren,

• Rückmeldungen und weitere Maßnahmen koordinieren.

Wie Unternehmen einen solchen Prozess aufbauen können, welche Alarmierungswege infrage kommen und welche Rolle App, Arbeitsplatz-PC und Notfall-Button dabei spielen, zeigt dieser Beitrag.

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Warum klassische Telefonketten im Notfall problematisch sind

In vielen Betrieben basiert die Alarmierung noch auf Telefonlisten, internen Durchwahlen oder persönlichen Zurufen. Solche Verfahren können bei kleinen, übersichtlichen Standorten funktionieren. Unter Zeitdruck zeigen sich jedoch schnell Schwächen.

Eine Telefonkette läuft meistens nacheinander ab: Eine Person wird angerufen, nimmt nicht ab, anschließend wird die nächste Nummer gewählt. Dadurch geht wertvolle Zeit verloren. Gleichzeitig bleibt unklar, ob bereits jemand auf dem Weg zum Notfallort ist.

Weitere Probleme entstehen, wenn:

• Ersthelfer im Urlaub, krank oder in einer Besprechung sind,

• Beschäftigte in unterschiedlichen Gebäuden oder Etagen arbeiten,

• Telefonlisten nicht aktuell sind,

• Mobiltelefone lautlos geschaltet sind,

• die meldende Person den Standort nur ungenau beschreiben kann,

• mehrere Personen parallel telefonieren und Maßnahmen doppelt auslösen.

Auch reine Messenger-Gruppen oder E-Mail-Verteiler lösen diese Probleme nur teilweise. Eine Nachricht wurde zwar versendet, daraus lässt sich aber nicht automatisch ableiten, wer sie wahrgenommen hat, wer helfen kann oder ob zusätzliche Personen alarmiert werden müssen.

Die DGUV weist darauf hin, dass die notwendige Anzahl betrieblicher Ersthelfer nicht nur formal benannt, sondern unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit und Schichtbetrieb tatsächlich verfügbar sein muss. Auch bei flexiblen Arbeitsformen sollten Unternehmen ihre Alarmierungswege regelmäßig überprüfen. (⁠BGHM)

Welche Alarmierungswege sind möglich?

Für die Alarmierung betrieblicher Ersthelfer gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Welcher Weg geeignet ist, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße, der Gebäudestruktur, den Arbeitsplätzen und den vorhandenen technischen Systemen ab.

Persönlicher Zuruf

In kleinen, übersichtlichen Bereichen kann ein direkter Zuruf der schnellste Weg sein. Er funktioniert allerdings nur, wenn sich tatsächlich ein ausgebildeter Ersthelfer in unmittelbarer Nähe befindet.

Interne Telefonnummer oder Empfang

Beschäftigte können eine zentrale interne Nummer anrufen. Der Empfang, die Leitstelle oder eine andere zuständige Stelle übernimmt anschließend die Alarmierung.

Dieses Verfahren bietet einen klaren Ansprechpartner, erfordert aber eine dauerhaft besetzte Stelle und einen festgelegten Alarmierungsprozess.

Telefonanruf oder Telefonkette

Ersthelfer können einzeln oder über einen Sammelruf angerufen werden. Telefonanrufe eignen sich insbesondere dann, wenn auch Personen ohne Smartphone-App erreicht werden müssen.

Bei einer manuellen Telefonkette bleibt allerdings das Risiko bestehen, dass die Alarmierung zu lange dauert oder keine transparente Rückmeldung erfolgt.

SMS

SMS können nahezu jedes Mobiltelefon erreichen und als zusätzlicher Alarmierungsweg eingesetzt werden. Sie enthalten jedoch meist nur begrenzte Informationen. Außerdem ist nicht automatisch erkennbar, ob eine Nachricht unmittelbar gelesen wurde.

Alarmierungs-App

Eine Alarmierungs-App kann Ersthelfer gleichzeitig informieren und ihnen den Notfallort sowie weitere Hinweise anzeigen. Je nach System können die Empfänger direkt zurückmelden, ob sie den Einsatz übernehmen oder nicht verfügbar sind.

Arbeitsplatz-PC

An Büroarbeitsplätzen kann ein Alarm auch über eine Desktop-Anwendung ausgelöst oder empfangen werden. Dadurch müssen Beschäftigte nicht zuerst nach ihrem Mobiltelefon suchen.

Stationärer Notfall-Button

Ein fest installierter Button ermöglicht eine besonders einfache Auslösung. Er kann beispielsweise an Empfangsbereichen, in Werkstätten, Produktionshallen, Verkaufsflächen oder anderen Stellen mit erhöhtem Bedarf angebracht werden.

Automatisierte Auslösung

In bestimmten Umgebungen können auch technische Systeme einen Alarm auslösen. Denkbar sind beispielsweise Leitstände, Gefahrenmeldeanlagen oder andere betriebliche Systeme. Voraussetzung ist, dass Zuständigkeiten und Alarmabläufe eindeutig definiert sind.

In der Praxis ist häufig eine Kombination verschiedener Wege sinnvoll. Eine App kann der primäre Alarmierungskanal sein, während SMS, Telefonanruf, Arbeitsplatz-PC oder stationäre Geräte als zusätzliche oder alternative Wege dienen.

App, PC und Notfall-Button im Vergleich

Die drei Alarmierungswege erfüllen unterschiedliche Anforderungen und sollten nicht grundsätzlich als konkurrierende Lösungen betrachtet werden.

Alarmierungsweg	Besonders geeignet für	Vorteile	Zu beachten
App	mobile Beschäftigte, größere Standorte, mehrere Gebäude	ortsunabhängig, ausführliche Informationen, direkte Rückmeldung möglich	Smartphone muss verfügbar und einsatzbereit sein
Arbeitsplatz-PC	Büros, Leitstellen, Empfang, Verwaltung	Auslösung und Empfang direkt am Arbeitsplatz	ungeeignet, wenn der Arbeitsplatz verlassen wurde oder der PC gesperrt beziehungsweise ausgeschaltet ist
Notfall-Button	feste Meldepunkte, Empfang, Produktion, Werkstatt, Verkaufsflächen	sehr einfache und schnelle Auslösung, keine App-Bedienung erforderlich	Standort und ausgelöstes Szenario müssen vorab eindeutig festgelegt sein

Eine App bietet die größte Flexibilität. Sie kann nicht nur einen Alarm übermitteln, sondern auch Informationen, Rückmeldungen und Eskalationen abbilden.

Der Arbeitsplatz-PC ist sinnvoll, wenn Beschäftigte einen großen Teil ihrer Arbeitszeit am Rechner verbringen. Ein Alarm kann ausgelöst werden, ohne zunächst ein Telefon zu suchen oder eine Nummer einzugeben.

Ein Notfall-Button reduziert die Auslösung auf einen klaren Handgriff. Damit er im Alltag richtig eingesetzt wird, muss allerdings eindeutig sein, welches Ereignis damit gemeldet wird. Außerdem sollten versehentliche Auslösungen und technische Störungen im Betriebskonzept berücksichtigt werden.

Für viele Unternehmen ist deshalb eine Kombination sinnvoll: Der Notfall wird über PC oder Button ausgelöst, während die Ersthelfer per App und bei Bedarf über weitere Kanäle alarmiert werden.

Welche Informationen benötigen Ersthelfer?

Eine Alarmmeldung mit dem Inhalt „Erste Hilfe erforderlich“ reicht bei größeren Standorten häufig nicht aus. Ersthelfer müssen möglichst schnell erkennen können, wo sie gebraucht werden und womit sie rechnen müssen.

Wichtige Informationen sind insbesondere:

Der genaue Notfallort

Die Angabe sollte so konkret wie möglich sein:

• Standort oder Betriebsgelände,

• Gebäude,

• Etage,

• Raum oder Bereich,

• ergänzende Orientierungspunkte,

• gegebenenfalls ein Gebäude- oder Lageplan.

Gerade in weitläufigen Produktionsstätten, Bürokomplexen oder Bildungseinrichtungen kann eine ungenaue Ortsbeschreibung erhebliche Verzögerungen verursachen.

Die Art des Ereignisses

Soweit bekannt, sollte die Meldung eine kurze Einordnung enthalten, zum Beispiel:

• Person gestürzt,

• Person bewusstlos,

• Kreislaufprobleme,

• Schnittverletzung,

• Verbrennung,

• allergische Reaktion,

• Ereignisart noch unbekannt.

Die meldende Person sollte dabei keine medizinische Diagnose stellen müssen. Eine kurze, sachliche Beschreibung genügt.

Hinweise zu besonderen Gefahren

In Werkstätten, Laboren, Produktionsbereichen oder technischen Anlagen können zusätzliche Gefahren bestehen. Ersthelfer sollten beispielsweise erfahren, ob Chemikalien, elektrischer Strom, Rauch, Maschinen oder andere Gefährdungen eine Rolle spielen.

Der Eigenschutz hat auch bei der Ersten Hilfe Vorrang.

Bereits eingeleitete Maßnahmen

Für Ersthelfer ist hilfreich zu wissen:

• Wurde der Rettungsdienst bereits gerufen?

• Ist ein Defibrillator erforderlich oder bereits unterwegs?

• Ist der Werkschutz beziehungsweise Sicherheitsdienst informiert?

• Wird eine Person zur Einweisung des Rettungsdienstes benötigt?

• Sind bereits andere Ersthelfer am Einsatzort?

Die Alarmmeldung sollte übersichtlich bleiben. Zu viele Texteingaben oder komplexe Formulare können die Auslösung verzögern. Sinnvoll sind deshalb vorbereitete Auswahlmöglichkeiten, die bei Bedarf durch einen kurzen Freitext ergänzt werden.

Warum Rückmeldungen entscheidend sind

Das Versenden einer Alarmmeldung bedeutet noch nicht, dass tatsächlich Hilfe unterwegs ist. Erst durch Rückmeldungen entsteht ein verlässliches Lagebild.

Ersthelfer sollten mit möglichst wenig Aufwand mitteilen können:

• Ich übernehme den Einsatz.

• Ich bin auf dem Weg.

• Ich bin nicht verfügbar.

• Weitere Unterstützung wird benötigt.

• Der Einsatz wurde übernommen oder abgeschlossen.

Dadurch sehen Verantwortliche, ob ausreichend Hilfe reagiert hat. Bleibt eine Rückmeldung aus, kann automatisch oder manuell eine weitere Gruppe alarmiert werden.

Rückmeldungen verhindern außerdem, dass zu viele Ersthelfer gleichzeitig ihren Arbeitsplatz verlassen. Je nach Situation können ein oder zwei verfügbare Personen ausreichend sein, während andere Beschäftigte für weitere Aufgaben verfügbar bleiben.

Eine strukturierte Rückmeldung unterstützt somit nicht nur die Geschwindigkeit, sondern auch die Koordination des Einsatzes.

Datenschutz und Standorterfassung

Bei der Alarmierung betrieblicher Ersthelfer werden personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu können Namen, Kontaktdaten, Rollen, Rückmeldungen und gegebenenfalls Standortinformationen gehören.

Unternehmen sollten deshalb bereits bei der Planung klären:

• Welche Daten werden tatsächlich benötigt?

• Wer darf die Daten sehen?

• Wie lange werden Alarm- und Rückmeldedaten gespeichert?

• Für welchen Zweck werden sie verwendet?

• Welche organisatorischen und technischen Schutzmaßnahmen gelten?

• Müssen Datenschutzbeauftragte oder der Betriebsrat eingebunden werden?

Besondere Aufmerksamkeit erfordert die Standorterfassung. Für eine gezielte Alarmierung muss nicht zwangsläufig permanent die genaue GPS-Position aller Ersthelfer erfasst werden.

Je nach Organisation können weniger eingriffsintensive Verfahren ausreichen, beispielsweise:

• feste Zuordnung zu einem Unternehmensstandort,

• Zuordnung zu Gebäude- oder Einsatzbereichen,

• Anmeldung in einer Schicht oder Bereitschaftsgruppe,

• manuelle Auswahl des aktuellen Einsatzortes,

• Alarmierung definierter Gruppen ohne laufende Ortung.

Eine GPS- oder Geofence-Funktion kann in bestimmten Anwendungsfällen Vorteile bieten. Sie sollte jedoch nicht allein aus technischer Bequemlichkeit eingesetzt werden. Unternehmen müssen Zweck, Erforderlichkeit, Transparenz und betriebliche Mitbestimmung sorgfältig prüfen.

Grundsätzlich gilt: Es sollten nur diejenigen Daten verarbeitet werden, die für den festgelegten Alarmierungsprozess notwendig sind. Die konkrete datenschutzrechtliche Bewertung sollte gemeinsam mit den zuständigen Datenschutzverantwortlichen erfolgen.

Wie läuft die Einführung einer digitalen Ersthelfer-Alarmierung ab?

Die technische Einrichtung ist nur ein Teil des Projekts. Entscheidend ist ein klarer organisatorischer Prozess.

1. Bestehenden Ablauf aufnehmen

Zunächst sollte dokumentiert werden, wie medizinische Notfälle heute gemeldet werden:

• Wer löst die Alarmierung aus?

• Wer wird informiert?

• Welche Telefonnummern oder Listen werden verwendet?

• Wer ruft den Rettungsdienst?

• Wer weist Rettungskräfte ein?

• Wo entstehen derzeit Verzögerungen oder Unklarheiten?

2. Standorte und Risiken betrachten

Ein einzelnes Bürogebäude benötigt möglicherweise einen anderen Prozess als ein Unternehmen mit mehreren Produktionshallen, Außenflächen oder dezentralen Niederlassungen.

Auch Schichten, mobile Arbeit, Urlaub und Krankheit müssen berücksichtigt werden. Die notwendige Anzahl an Ersthelfern muss während der tatsächlichen Betriebszeit verfügbar sein. (⁠DGUV)

3. Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen

Es sollte eindeutig geregelt werden:

• Wer darf einen Ersthelfer-Alarm auslösen?

• Welche Ersthelfer werden an welchem Standort alarmiert?

• Wer übernimmt die Koordination?

• Wann wird eskaliert?

• Wer ruft den Rettungsdienst?

• Wer dokumentiert den Vorfall?

Die digitale Lösung sollte diese Verantwortlichkeiten unterstützen, aber nicht erst im Ereignisfall definieren.

4. Alarmierungswege auswählen

Anschließend wird entschieden, welche Wege benötigt werden. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, ob alle Beschäftigten ein Diensthandy besitzen, an einem PC arbeiten oder Zugang zu einem festen Notfall-Button haben.

5. Alarmmeldungen vorbereiten

Vordefinierte Szenarien vereinfachen die Auslösung. Für einen Ersthelfer-Alarm können beispielsweise Notfallort, Ereignisart, Rückmeldeoptionen und Eskalationsregeln vorab festgelegt werden.

6. Pilotbetrieb durchführen

Vor dem unternehmensweiten Einsatz empfiehlt sich ein Test an einem ausgewählten Standort oder in einem begrenzten Bereich.

Dabei lässt sich prüfen:

• Werden alle vorgesehenen Personen erreicht?

• Sind die Standortangaben verständlich?

• Funktionieren Rückmeldungen und Eskalationen?

• Sind Rollen und Berechtigungen korrekt?

• Ist der Prozess auch für nicht technisch versierte Personen verständlich?

7. Beschäftigte informieren und schulen

Alle Beteiligten müssen wissen, wie ein medizinischer Notfall gemeldet wird. Ersthelfer benötigen zusätzlich eine kurze Einweisung in Rückmeldungen, Zuständigkeiten und Eskalationswege.

Die technische Alarmierung ersetzt dabei weder die Erste-Hilfe-Ausbildung noch die regelmäßige Fortbildung der Ersthelfer. Die DGUV sieht grundsätzlich eine Fortbildung spätestens alle zwei Jahre vor. (⁠DGUV)

8. Regelmäßig testen und verbessern

Alarmierungsprozesse sollten in Übungen überprüft werden. Veränderungen bei Mitarbeitenden, Standorten, Schichten oder Gebäudestrukturen müssen zeitnah in das System übernommen werden.

Nach Übungen und realen Ereignissen empfiehlt sich eine kurze Auswertung:

• Hat die Alarmierung schnell funktioniert?

• Waren die richtigen Personen erreichbar?

• Waren die Informationen eindeutig?

• Waren ausreichend Ersthelfer verfügbar?

• Müssen Eskalationszeiten oder Zuständigkeiten angepasst werden?

Wie EVALARM den Prozess unterstützt

EVALARM unterstützt Unternehmen dabei, ihre organisatorisch festgelegten Ersthelfer-Prozesse digital abzubilden.

Ein Alarm kann je nach Einsatzumgebung beispielsweise über eine App, einen Arbeitsplatz-PC, einen Webzugang oder einen stationären Notfall-Button ausgelöst werden. Anschließend werden die vorgesehenen Ersthelfer oder Ersthelfergruppen informiert.

Dabei können unter anderem berücksichtigt werden:

• Unternehmensstandorte,

• Gebäude oder Bereiche,

• Rollen und Ersthelfergruppen,

• individuelle Alarmprozesse,

• unterschiedliche Eskalationsstufen.

Die Empfänger erhalten Informationen zum Ereignis und zum Notfallort. Über Rückmeldungen können sie mitteilen, ob sie verfügbar oder bereits auf dem Weg sind. So erkennen Verantwortliche, ob der Einsatz übernommen wurde oder weitere Personen alarmiert werden müssen.

EVALARM ersetzt nicht die organisatorische Planung der betrieblichen Ersten Hilfe. Die Plattform unterstützt jedoch dabei, definierte Prozesse schneller, einheitlicher und nachvollziehbarer umzusetzen.

Fazit: Nicht nur schnell senden, sondern Hilfe verlässlich koordinieren

Eine gute Ersthelfer-Alarmierung besteht nicht allein aus einer Nachricht. Entscheidend ist, dass die richtigen Personen schnell erreicht werden, den Notfallort eindeutig erkennen und ihre Verfügbarkeit zurückmelden können.

Unternehmen sollten dafür einen Prozess entwickeln, der zu ihren Standorten, Arbeitsformen und betrieblichen Risiken passt. App, Arbeitsplatz-PC und Notfall-Button können dabei unterschiedliche Aufgaben übernehmen und sinnvoll miteinander kombiniert werden.

Ebenso wichtig sind klare Zuständigkeiten, datenschutzgerechte Verfahren, regelmäßige Tests und eine Eskalation für den Fall, dass zunächst niemand reagiert.

Erfahren Sie, wie EVALARM betriebliche Ersthelfer per App, Arbeitsplatz-PC und Notfall-Button alarmiert und Rückmeldungen sowie Eskalationen unterstützt:⁠

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